Paragraaf Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering licht het gemeentebestuur het voorgenomen beleid toe op het gebied van de PIOFACH-taken. PIOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, organisatorisch, (juridische zaken), financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Globaal gezegd zijn het de taken die nodig zijn om de gemeente als organisatie te laten functioneren.

Opbouw en ontwikkeling Wassenaarse organisatie
Wassenaar investeert in de organisatie, vakkennis en de wijze hoe we met elkaar werken. Hierbij maakt de gemeente gebruik van de kennis en ervaring van inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners in de regio.

Ook in 2024 blijft de gemeente actief inzetten op invullen van vacatures door vaste medewerkers. Goede arbeidsmarktcommunicatie speelt daarin een belangrijke rol. Om nieuwe medewerkers goed te laten starten, maken we gebruik van de applicatie Appical. Daarmee zorgen we ervoor dat nieuwe medewerkers goed geïnformeerd zijn en zonder hindernissen aan de slag kunnen. In korte tijd leren de medewerkers via de Appical-app Wassenaar (nog) beter kennen. Van wetenswaardigheden over het dorp tot nuttige informatie over de nieuwe organisatie. Daarbij staan verbinding, leren en plezier centraal. Hiernaast is er een on-boardings programma opgezet voor de nieuwe medewerker i.s.m. de manager en het team.

Om alle medewerkers te helpen om te blijven leren en ontwikkelen wordt gebruik gemaakt van de Wassenaar Academie. Daar vinden medewerkers de tools om zich te ontwikkelen, zowel op persoonlijk als op professioneel gebied.

De organisatie van de gemeente Wassenaar werkt opgavegericht, waarbij de bestuurlijke opgaven, grotendeels voorkomend uit het 'College Uitvoerings Programma' (CUP), het uitgangspunt vormen voor de  werkagenda van de medewerkers. Dit past bij de huidige en toekomstige samenleving en wat van een gemeente mag worden verwacht. Het is een leertraject voor organisatie, bestuur en de Wassenaarse gemeenschap.

Met al deze ontwikkelingen zorgen we samen voor een professionele en toekomstbestendige organisatie waarin de opgaven van Wassenaar met enthousiasme en daadkracht worden opgepakt!

Nieuw beleid in relatie tot structurele formatie-uitbreiding
De raad heeft op 9 november 2023 een amendement aangenomen, welke niet past bij de rollen en taken van een gemeente, met daarin de gemeentesecretaris als directeur van de ambtelijke organisatie, het college als uitvoerder van het gewenste beleid en de raad als kaderstellend orgaan hierboven. Met dit amendement heeft de raad niet alleen de kaderstelling op zich genomen, maar ook de wijze waarop gewenst beleid moet worden uitgevoerd. Het amendement luidt dat elke formatie-uitbreiding vooraf goedkeuring van de raad vereist. Dit betekent dat zonder raadsbesluitvorming, het nieuw beleid uit de kadernota, wordt uitgevoerd door externe inhuur. Dit is onwenselijk en in strijd met het geformuleerde kader om zoveel mogelijk taken uit te voeren met eigen medewerkers en de inhuur zoveel mogelijk te beperken.

Om een en ander te duiden, onderstaande tabel met nieuwe taken en nieuw beleid, waarbij op dit moment de inschatting is dat deze met een formatie-uitbreiding het beste kunnen worden gerealiseerd. Overigens wordt ook kritisch beoordeeld waar formatie kan worden ingeleverd of niet meer nodig is. Tot slot zal de ontvlechting van het sociaal domein uit Voorschoten ook voor formatie-uitbreiding zorgen. Dit alles binnen het gestelde financiële kader. Het is dan ook niet mogelijk om de conclusie te trekken dat formatie leidt tot extra kosten.

 
Huisvesting
Begin 2023 is het thuiswerkbeleid geïmplementeerd om het thuiswerken/hybride werken te ondersteunen. Hieraan zijn ook financiële middelen gekoppeld. Thuiswerken is één van de elementen die mede bepaalt hoe de toekomstige ambtelijke huisvesting van Wassenaar er uit komt te zien. Een juiste mix van verschillende soorten werkplekken is belangrijk en moet aansluiten bij de organisatievisie van Wassenaar en de behoeften van de medewerkers. De verwachting is dat in 2024 de huidige locaties nog onveranderd in gebruik blijven. Ondertussen gaan de voorbereiding voor de renovatie van De Paauw en het verplaatsen van de gemeentewerf onverminderd door. Bij de verdere uitwerking wordt het uitgangspunt gehanteerd dat de organisatie bij voorkeur over maximaal drie locaties zal worden gespreid: het bestuurscentrum, de gemeentewinkel en de gemeentewerf.

Openbaarheidsparagraaf
De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. Het doel van de wet is overheden transparanter te maken. Veel meer dan de Wet openbaarheid van bestuur, de voorganger van de Woo, legt de nadruk de Woo op actieve openbaarmaking. Actieve openbaarmaking betreft het uit eigen beweging (digitaal) publiceren van overheidsinformatie. De Woo stelt de verplichting om 17 gespecificeerde informatiecategorieën openbaar te maken. Deze verplichting zal niet voor alle categorieën tegelijk gaan gelden. Zonder exacte fasering is in een Kamerbrief gemeld dat onder andere convenanten en (de beslissingen op) Woo-verzoeken (voorheen Wob-verzoeken genaamd), als eerste ter hand zullen worden genomen in het implementatietraject. In 2023 gaan wij de eerste verplichte informatiecategorieën op het landelijke 'Platform Open Overheidsformatie' (kortweg PLOOI) publiceren.

De actieve openbaarmakingsplicht vergt een aanpassing van de interne informatiehuishouding en de administratieve processen binnen de organisatie om dat op een efficiënte, veilige en AVG-conforme wijze te doen.

De Woo-contactpersoon is een nieuwe rol per 1 mei 2022. De Woo-contactpersoon beantwoordt op laagdrempelige wijze vragen over de bij de gemeente beschikbare informatie. De bij de eenheid Juridische Ondersteuning werkzame juristen zijn als Woo-contactpersonen aangewezen.

Gastheerschap/Beëindiging Dienstverleningsovereenkomst Mens en Samenleving (M&S)
De colleges van Voorschoten en Wassenaar hebben bij de afsplitsing in 2021 besloten om de samenwerking tussen de gemeenten voort te zetten op het gebied van Informatievoorziening & Automatisering (I&A), Post & Archief (P&A) en Maatschappelijke Ondersteuning (MO).
De taken op het gebied van Maatschappelijke Ondersteuning (MO) zijn ondergebracht bij de gemeente Voorschoten, de overig genoemde taken (I&A en P&A) zijn ondergebracht bij de gemeente Wassenaar.

De gemeente Voorschoten heeft in 2023 de samenwerking op het gebied van MO opgezegd en besloten de DVO te beëindigen. De verwachting is dat we per 1 mei 2024 de collega's van het MO team Wassenaar als onderdeel van de organisatie mogen verwelkomen.
Voor het in goede banen leiden van de beëindiging van de DVO, de overgang van taken en personeel met juiste bestuurlijke besluitvorming daaromtrent en het waarborgen van de continuïteit van dienstverlening aan inwoners, is een projectorganisatie ingericht.
In 2024 draagt het projectteam onder andere zorg voor het plaatsingsproces en ‘onboarding’ van medewerkers, de splitsing van datasystemen en licenties, het wijzigen van regelingen, de verhuizing van werkplekken, de herijking van het Huisvestingsplan ambtelijke organisatie Wassenaar en het invullen van openstaande vacatures. De communicatie over al deze ontwikkelingen is proactief, zowel richting medewerkers als richting samenwerkingspartners.  

Informatievoorziening & Datamanagement (I&D)
In 2024 willen we de beschikbaarheid en vindbaarheid van gemeentelijke informatie verder verbeteren voor zowel externen als de eigen interne organisatie; ook in het kader van de Wet Openbare Overheid (WOO), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Omgevingswet. Het beschikbaar hebben van data en informatie is ook van belang om beleid en uitvoering te kunnen (bij)sturen. Data- en informatiemanagement krijgen daarom een steeds belangrijker plek in het functioneren van een gemeente.

Een meerjarige i-Visie is in 2023 opgesteld. De vaststelling van de i-Visie is voorzien voor het najaar van 2023. De i-Visie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie is kaderstellend en een belangrijk fundament voor het opstellen van de meerjarenbegroting, de projectenkalender en de jaarplannen voor de dienstverleningsovereenkomst (DvO) met gemeente Voorschoten. De i-Visie is meer dan alleen een technologische aangelegenheid. Er wordt vanuit drie invalshoeken naar de informatievoorziening gekeken: de veranderende samenleving, de gemeentelijke organisaties en de data- en technologische ontwikkelingen.

In 2023 en 2024 wordt de implementatie van een beheerssysteem voor vastgoed (panden en gronden) voorzien. Dit systeem moet ondersteunen bij het grip krijgen op verhuur, beheer en onderhoud en ondersteunen bij het project invoering kostendekkende en marktconforme huren.

Informatiebeveiliging & Privacy
De overheid werkt steeds meer digitaal, wat veel voordelen met zich meebrengt. Zo kunnen diensten grotendeels geautomatiseerd afgehandeld worden, gegevens sneller uitgewisseld worden, is de kwaliteit van gegevens sterk verbeterd en is de beschikbaarheid van informatie enorm.
Een betrouwbare overheid draagt zorg voor de veiligheid van zijn inwoners, zowel fysiek als digitaal. Daarvoor worden maatregelen genomen, wetten en regels opgesteld en wordt aandacht besteed aan bewustwordingscampagnes. In de fysieke leefomgeving zijn we daar aan gewend en bepalen de wetten en regels vaak onze norm. In de digitale omgeving is dat nog niet zo. Toch is het, vanuit het oogpunt van een betrouwbare overheid, belangrijk om ook te zorgen voor een veilige en betrouwbare digitale omgeving.
Om die reden gelden er op Europees en landelijk niveau wetten en regels waar aan voldaan moet worden uit het oogpunt van informatieveiligheid en privacy. De gemeente Wassenaar voert die wetten uit en waar nodig zijn ze vertaald in specifiek beleid. Vanaf 2020 geldt er een nieuw normenkader voor informatie-beveiliging, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voor persoonlijke gegevensbescherming is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het wettelijk geldende kader.
De belangrijkste doelstellingen die tot en met 2024 staan gepland, betreffen:

• Verder invulling geven aan het vastgestelde strategische informatieveiligheidsbeleid 2020-2024.
• Verhogen bewustwording van (nieuwe) medewerkers zodat zij risico’s kunnen herkennen en voorkomen.
• Uitvoering geven aan de verplichte en/of relevante onderwerpen afkomstig van de Agenda Digitale Veiligheid van de VNG.
• Vereenvoudigen en jaarlijks doorlopen van het ENSIA-proces (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).
• Optimaliseren en inbedden van het Information Security Management System (ISMS) in de gehele organisatie.
• Op meerdere fronten binnen de organisatie 'privacy by design and default' inregelen.

• Uitvoeren van impactanalyses op de meest risicovolle data verwerkende processen of nieuwe data verwerkingen met een hoog privacy risico.
• Meer grip en inzicht krijgen op het verwerkingsregister en de verwerkersovereenkomsten.
• Structureel voldoen aan de privacy wet- en regelgeving en normen die op dit gebied voor de organisatie gelden.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik – beleid / fraudemaatregelen
Ter voorkoming van fraude is er aandacht voor functiescheiding en wordt elke factuur binnen Wassenaar door minimaal twee medewerkers beoordeeld (4 - ogen principe). Ook zijn er bij financieel omvangrijke processen altijd meerdere medewerkers betrokken en wordt er collegiaal getoetst. Denk hierbij aan het inkoop- en aanbestedingsproces of aan het vaststellen van leges bij (grotere) bouwprocessen.

Rechtmatigheidsverklaring
Vanaf het controlejaar 2023 zal niet langer de accountant, maar het college van burgemeester en wethouders verantwoording afleggen over rechtmatigheid. Als gevolg hiervan neemt het college de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening volgens een standaard model en geeft een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. In 2023 doet de gemeente ervaring op met deze wijziging en deze ervaring wordt gebruikt bij het opstellen van het controleplan 2024. De verantwoording zal steunen op de verbijzonderde interne controle (VIC). Getoetst wordt of de maatregelen van interne controle in de financiële processen goed werken en de uitkomst hiervan wordt gebruikt om de kwaliteit van de processen verder te verbeteren. Het opstellen en uitvoeren van de VIC wordt door de ambtelijke organisatie uitgevoerd. De controlerend accountant maakt voor haar controle gebruik van de VIC-werkzaamheden van de gemeente en de bevindingen die daaruit volgen worden in de managementletter en accountantsverslag bij de jaarrekening opgenomen.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek tussen de gemeenteraad en het college over de (financiële) rechtmatigheid te ondersteunen. Het doel hiervan is om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.